ماتریس آیزنهاور راهکار عملی مدیریت زمان

مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور ،‌یکی از روش‌های عالی برای مدیریت اصولی زمان هست.

در طول زمان، افراد موفق و پیشرو در هر جامعه‌ای وجه اشتراک‌هایی با سایر افراد داشته و دارند.

یکی از مهم ترین اشتراک‌های بین تمامی افراد، زمان هست. همه ما در طول شبانه‌روز ۲۴ ساعت زمان برای استفاده داریم.

متاسفانه اکثر افراد از این ۲۴ ساعت به بدترین شکل ممکن استفاده می‌کنند و خیلی از زمان‌هایشان را تلف می‌کنند. مشکل این افراد عدم مدیریت صحیح زمان هست.

از دست دادن زمان، باعث کمبود بهره‌وری، کمبود انرژی، پایین آمدن سطح اعتماد به‌نفس و در نتیجه نارضایتی از خودمان و زندگیمان می‌شود.

روش‌های زیادی برای استفاده بهینه از زمان مطرح شده، شیوه‌های مدیریت زمان و مدیریت عملکرد به‌وفور در کتب و مقالات آمده و روی زندگی افراد تاثیرات زیادی داشته و دارد.

در این مقاله به ماتریس آیزنهاور می‌پردازیم.

اولویت‌بندی کارها براساس فوریت و اهمیت

یکی از بهترین و درعین حال منطقی‌ترین اصول مدیریت زمان؛ اولویت‌بندی رفتارها و کارهاست.

با اولویت‌بندی اصولی کارها، می‌توانیم زمان‌های خودمان را به بهترین کارهایی اختصاص بدهیم که می‌تواند در دراز مدت مارا به اهدافمان براسند.

شیوه اولویت‌بندی که در این نوشته مورد بررسی قرار می‌دهیم براساس ۲ پارامتر اساسی اهمیت کارها و فوریت آن‌هاست.

این شیوه اولویت‌بندی توسط دوایت آیزنهاور به‌وجود آمده و به‌همین دلیل به ماتریس آیزنهاور یا متد آیزنهاور مشهور است.

در این ماتریس، کارها بر اساس فوریت و اهمیت دسته‌بندی می‌شوند و ۴ دسته کلی زیر را به‌وجود می‌آورند:

کارهای مهم و فوری – کارهای مهم و غیرفوری – کارهای غیرمهم و فوری – کارهای غیرمهم و غیرفوری

ما باید برای انجام فعالیت‌های مختلف روزمره، بلندمدت و کوتاه‌مدت خودمان، براساس این ماتریس لولویت‌بندی دقیق و صحیح داشته باشیم و کارهایمان را براساس اولویت انجام دهیم.

در ادامه به بررسی هر یک از این دسته‌ها می‌پردازیم و نمونه‌هایی از آن‌ها را بیان می‌کنیم:

۱- کارهای مهم و فوری :

این کارها، معمولا کارهایی هستند که آنقدر عقب انداختیم تا به روز موعود رسیدند و باید فورا برای انجام آن‌ها اقدام کنیم و به‌دلیل اهمیت بالای آن‌ها نمی‌توانیم از انجامشان صرف‌نظر کنیم.

این دسته از کارها باید سریعا انجام شوند تا منجر به بحران و مشکلات جدی در زندگی یا کارمان نشوند.

نمونه‌هایی از این دسته: خراب شدن کامپیوترهای شرکت به‌دلیل عدم به‌روزرسانی، انجام امور مالیاتی کسب وکار در خرداد و تیرماه، خراب شدن شیرآلات منزل و چکه کردن آب، خراب شدن خودرو به‌دلیل تعویض نشدن روغن یا لنت و …

۲-کارهای مهم و غیرفوری:

این دسته از کارها برگ برنده افراد موفق و تاثیرگذارهستند. کارهای مهم و غیرفوری، آن دسته از کارهایی هستند که به دلیل غیرفوری بودنشان ما آن‌ها را دائما به تعویق می‌اندازیم و در برخی موارد هیچ‌وقت انجام نمی‌دهیم. و این تعویق به‌دلیل تنبلی، بی‌حوصلگی و سهل‌انگاری انجام می‌شود.

برخی از کارهای این دسته درصورتی‌که خیلی عقب بیفتند تبدیل به کارهای فوری و مهم می شوند و باعث استرس و بحاران می‌شوند ولی برخی از کارها ممکن است هیچ‌گاه بحرانی ایجاد نکنند ولی تفاوت بین افراد موفق و غیرموفق را تعیین می‌کنند.

این کارها، باعث پیشرفت‌های اساسی و موفقیت‌های چشمگیر می‌شوند. پس اگر به‌دنبال رشد و پیشرفت هستید، حتما برای انجام این کارها برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را در برنامه روزانه‌تان بگنجانید.

نمونه‌های از این دسته: مطالعه، پس‌انداز و سرمایه‌گذاری ، تحقیق بازارکار، پیگیری مشتریان قدیمی، سفرهای تفریحی به‌اندازه، ارتباط عاطفی صحیح در خانواده و ….

۳- کارهای غیرمهم و فوری:

این دسته اتلاف کننده‌هایی هستند که به دلیل فوریتشان، مارا خیلی درگیر خود می‌کنند. تاجایی‌که امکانش هست این کارها را به دیگران واگذار کنید. اجازه ندهید که فوریت این کار‌های کم اهمیت شمارا از کارهای مهم دسته اول و مخصوصا دوم دور کند.

خیلی از ما کارهای دسته دوم را به‌دلیل عدم فوریت فدای این دسته می‌کنیم. کارهای غیرمهم و فوری را می‌توان با برونسپاری از خودمان دور کنیم و زمان خود را برای کارهای مهم خالی کنیم.

نمونه‌هایی از این دسته: تلفن‌های غیرضروری و طولانی، جواب دادن به تمام مراجعین توسط مدیر کسب و کار(مثلا خیلی از مدیران در حالی‌که کارهای خیلی واجب‌تری دارند، خودشان را درگیر بسته‌بندی، پیک و … محصولات می‌کنند.) و ….

۴- کارهای غیرفوری و غیر مهم:

چهارمین و آخرین دسته ماتریس آیزنهاور کارهای غیرفوری و غیر مهم هست.

این کارها همان‌طوری‌که مسلم هست فقط و فقط باعث اتلاف زمان می‌شوند و هیچ سودی ندارند. متاسفانه این دسته از کارها سرگرمی خیلی از ما شده‌اند و ساعت‌های زیادی از روزمان را بی‌دلیل تلف می‌کنیم. از این کارها بدون هیچ شکی دوری کنید و نگذارید زمان ارزشمندتان را هدر بدهند.

نمونه‌هایی از این دسته: تماشای برنامه‌های تلویزیون، گشت و گذار در شبکه‌های اجتماعی و در صفحات منفی و پوچ، پیگیری اخبار مخصوصا اخبار حوادث و ….

دقت کنید در انتخاب‌های روزانه‌تان تاجایی‌که می‌توانید کارهای دسته اول و دوم را بگنجانید و کارهای دسته چهارم را به کلی از برنامه‌تان حذف کنید. مدیریت درست زمان، نحوه دستیابی به اهدافتان را مشخص می‌کند. پس خیلی خیلی مهم‌ و ضروری است که تلف کننده‌های زمان را بشناسید و از آن‌ها دوری کنید.

در نهاین تمام تلاش هودتان را به‌کار بگیرید تا کارهای دسته اول(مهم و فوری) را به حداقل برسانید. این امر فقط با تمرکز روی کارهای دسته دوم(مهم و غیرفوری) به‌وجود می‌آید. وقتی شما زمان کافی برای انجام کارها داشته باشید با تمرکز بالا و واقع‌بینی بیشتری فعالیت خودتان را انجام می‌دهید و همین امر باعث می‌شود هم از زمانتان به بهترین شکل استفاده کنید و هم در بلندمدت به موفقیت‌های خارق‌العاده برسید.